Jak usprawnić pracę samorządu liczącego ponad 118 tys. członków zrzeszonych w 16 okręgach, które obsługuje 17 biur? Czy można ujednolicić procedury, by wymiana pism lub wniosków zajmowała mniej czasu? Na pytania Joanny Karwat, redaktorki „Inżyniera Budownictwa”, odpowiada Roman Karwowski, przewodniczący Zespołu do spraw Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Krajowej Rady Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa oraz przewodniczący Okręgowej Rady Śląskiej OIIB.

Na ostatnim posiedzeniu Krajowej Rady PIIB, 24 maja, podjęta została bardzo ważna uchwała w sprawie systemu SEOD. Czego dotyczy ten dokument?

To kolejny duży krok na drodze do cyfryzacji Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa. Podjęta uchwała zatwierdza wniosek Zespołu ds. Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), którego członkowie wybrali i wyłonili poprzez postępowanie przetargowe wykonawcę odpowiedzialnego za stworzenie oraz wdrożenie systemu informatycznego w jednostkach organizacyjnych naszego samorządu zawodowego. Na mocy tej uchwały 6 czerwca br. podpisana została umowa z firmą e-MSI Sp. z o.o. z Poznania, dotycząca stworzenia systemu elektronicznego zarządzania procesami i obiegiem dokumentów skrojonego na nasze potrzeby. Korzystać z niego będzie mogło zarówno biuro krajowe, jak i wszystkie okręgi, co zdecydowanie usprawni pracę i obsługę wszystkich członków samorządu inżynierów budownictwa. Zgodnie z wyznaczonym harmonogramem cały proces wdrożenia nowego systemu na wszystkich szczeblach zostanie ukończony w drugiej połowie 2025 r.

Jak przebiegały dotychczasowe prace zespołu, któremu Pan przewodniczy, i czym kierowano się przy wyborze dostawcy?

Rozmowy i prace nad wdrożeniem SEOD rozpoczęto już wcześniej – w V kadencji (2018–2022) władz samorządu, gdy uchwałą z dnia 1 września 2021 r. powołano sześcioosobowy Zespół ds. Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów KR PIIB w składzie: Mariusz Dobrzeniecki (Warmińsko-Mazurska OIIB), Grzegorz Dubik (Podkarpacka OIIB), Roman Karwowski – przewodniczący (Śląska OIIB), Tomasz Piotrowski (Mazowiecka OIIB), Janusz Szczepański (Dolnośląska OIIB), Jacek Szer (Łódzka OIIB). Opracowaliśmy wówczas plan działania i ustaliliśmy szacunkowy koszt zakupu systemu. Niektórzy z nas byli też zaangażowani od grudnia 2021 r. w prace Zespołu doradczego Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Zadaniem powołanej grupy było doradztwo m.in. w kwestiach związanych z cyfryzacją procesu inwestycyjno-budowlanego. Już wtedy mieliśmy świadomość, że wdrażany w izbie system powinien nie tylko umożliwiać wygodną i sprawną wymianę informacji między okręgami, ale także pomiędzy poszczególnymi izbami inżynierów budownictwa a organami nadzoru budowlanego i administracji architektoniczno-budowlanej. Po wyborze nowych władz PIIB w 2022 r. kontynuujemy pracę w strukturach Komisji ds. Cyfryzacji KR PIIB w pięcioosobowym składzie. Z pracy w zespole w związku z wyborem do władz PIIB zrezygnowali – Mariusz Dobrzeniecki i Tomasz Piotrowski, a dołączył Mirosław Boryczko (Małopolska OIIB). Do złożenia ofert zostały zaproszone cztery firmy, z których oferty złożyły trzy. Zespół specjalnie powołanych ekspertów PIIB oceniał nadesłane dokumenty pod względem merytorycznym. Duże znaczenie miały cena podstawowa, ocena punktowa przyznawana za spełnienie wymagań co do funkcjonalności oraz cena rocznego wsparcia technicznego po odbiorach. Wybrana oferta była najkorzystniejsza pod wieloma względami, co potwierdziła powołana komisja przetargowa oraz wspomniany zespół ekspertów. Następnie trwały negocjacje, w których uczestniczył Mariusz Dobrzeniecki, prezes Krajowej Rady PIIB, oraz członkowie zespołu.

Na jakim etapie są obecne prace?

Umowa została podpisana. Aktualnie trwa sporządzanie harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu dla poszczególnych izb. Zgodnie ze wspomnianą wcześniej uchwałą PIIB pokryje 30% kosztów zakupu, zainstalowania, uruchomienia, wdrożenia, modyfikacji, użytkowania i utrzymania SEOD. Natomiast 70% kosztów zostanie podzielone na okręgowe izby. Kwoty będą wyliczane proporcjonalnie do liczby członków. Podział płatności zostanie rozłożony w czasie. Pierwszy etap, czyli analizę przedwdrożeniową, sfinansują krajowa izba oraz Łódzka, Mazowiecka, Podkarpacka i Śląska OIIB. Będzie to koszt ok. 300 000 zł. Łączny koszt zainstalowania, uruchomienia i wdrożenia systemu w PIIB oraz wszystkich OIIB wyniesie niecały 1 mln zł, a koszt roczny jego utrzymania to 120 000 zł.

Jak będzie przebiegał proces wdrożenia SEOD?

Pierwszym krokiem będzie wykonanie analizy przedwdrożeniowej, w trakcie której wykonawca zidentyfikuje i opisze wszystkie procesy realizowane w biurach izb i ich organach. Następnie wdrażany będzie proces obsługi korespondencji oraz realizacji zadań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym obsługi organów, zespołów oraz komisji. Równolegle zostanie opracowany proces archiwizacji dokumentów, kwalifikacji i ewidencji kandydatów, wraz z integracją z systemami wewnętrznymi PIIB i zewnętrznymi.

Te same działania dotyczyć będą ewidencji wszystkich członków PIIB. Kolejnym etapem będzie wdrożenie procesów przygotowania umów i prowadzenia ich elektronicznych rejestrów. Elektroniczny system usprawni obsługę faktur, spraw sądowych, ewidencji, zarządzania majątkiem, procedur kadrowych oraz delegacji. Co ważne, system, który wybraliśmy, umożliwia dodawanie nowych procesów i funkcjonalności, które okażą się potrzebne np. za kilka lat. Zakupiony system będzie na bieżąco modyfikowany, co pozwoli nam skutecznie wykorzystywać go również w dalekiej przyszłości.

Co zyskają członkowie PIIB?

Wszyscy zyskamy szyty na miarę, nowoczesny system elektroniczny pozwalający efektywnie zarządzać dokumentami i w sposób kompleksowy zautomatyzować wszystkie procesy. Przełoży się to na krótszy czas załatwiania czy weryfikowania spraw. Elektroniczny obieg dokumentacji zastąpi procesy oparte na papierze, wpisuje ię zatem w globalny nurt proekologiczny, a do tego pozwoli znacznie obniżyć koszt korespondencji. Dodatkowo zminimalizowane zostanie ryzyko utraty czy nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.
Będziemy mieć centralny serwer systemu SEOD i backup danych. Wszystko będzie uporządkowane, wzory wniosków ujednolicone, a procedury jasno wytyczone. Nasz system daje możliwość monitorowania realizacji kolejnych etapów w danej sprawie, umożliwia zdalny dostęp do wielu zasobów, co ma ogromne znaczenie w postcovidowej, nowej rzeczywistości. Urzędy w naszym kraju dynamicznie cyfryzują się. W portalu e-Budownictwo funkcjonuje Centralny rejestr osób posiadających uprawnienia budowlane (e-CRUB), Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB), Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB), System do Obsługi Postępowań Administracyjnych w Budownictwie (SOPAB). Chcemy, by nasz samorząd zawodowy był gotowy do pełnej współpracy również w przestrzeni online. Nie możemy pozostać w tyle za postępem technologicznym, ponieważ w takim przypadku czeka nas wykluczenie. Baza BUDINFO jest już przestarzała, co uwidoczniła integracja z e-CRUB. Systemy, z których obecnie korzystamy w izbach, nie integrują ze sobą pełnych pakietów informacji. Wiele danych dotyczących członków trzeba teraz ręcznie wprowadzać do każdego z systemów – okręgowego i krajowego. W przyszłości przepływ informacji będzie zautomatyzowany. Po wdrożeniu jeden SEOD ma obsługiwać 17 współpracujących ze sobą i jednocześnie samodzielnych podmiotów: PIIB oraz 16 okręgowych izb, z których każda ma odrębny budżet, księgowość itp. Dokumenty będą udostępniane lub przekazywane innym podmiotom tylko po autoryzacji.

Rozmawiała: Joanna Karwat

Fot. archiwum prywatne

Wywiad opublikowany w czasopiśmie „Inżynier Budownictwa” nr 7-8/2022